Exchange (outlook) koppeling

De module reserveringen van Facilitor is zeer geavanceerd en compleet. Niet elke reservering heeft dat nodig en soms kom je als organisatie tot de constatering dat het handig is om meerdere wegen naar Rome te laten leiden. Het reserveren van een afdelingskamer voor een intern overleg vergt wat anders dan het reserveren van een zaaltje met allerhande faciliteiten en bezoekers van buiten de organisatie en soms zijn ook uitgebreidere autorisaties van toepassing. Voor de eenvoudige (interne) afspraken en afspraken waarbij de beschikbaarheid in de agenda’s allesbepalend is, is het vaak handiger om de ruimte in eerste instantie als “ruimte resource” direct met de afspraak in Outlook mee te kunnen boeken. Om dan niet in de problemen te komen met dubbele boekingen en teleurgestelde deelnemers kan de Facilitor-Exchange-koppeling worden ingezet.

Via de MS-Graph API van Office365 kan Facilitor gegevens uitwisselen, waardoor de boekingen in Outlook en in Facilitor synchroon lopen. Dit werkt dan ook goed samen met bijvoorbeeld reserveringsschermen die bij de toegang tot de zalen aanwezig kunnen zijn, die zo de juiste en volledige informatie kunnen tonen en ad hoc reserveringen kunnen toestaan.

Er zijn met deze koppeling twee routes mogelijk:

1. Maak een afspraak met behulp van Outlook en reserveer de gewenste beschikbare ruimte mee. Vrijwel meteen is deze ruimte dan ook in Facilitor bezet en kan dus ook daar niet meer (dubbel) geboekt worden. Als er meer bij deze reservering gewenst is, zoals een lunch of andere voorzieningen of een parkeerplaats voor externe deelnemers, kan deze reservering in Facilitor verder worden aangevuld. Zo heeft de facilitaire organisatie (cateraar, receptie, parkeerplaats) nog steeds één bron voor de actuele gegevens. Ook het versturen van bevestigingen, e.d. kan gewoon in Facilitor plaatsvinden. Een afspraak die naar een andere ruimte wordt verplaatst, wordt door Outlook als een nieuwe reservering beschouwd en zal dus ook in Facilitor tot een nieuwe reservering leiden.
2. Boek een reservering in Facilitor. Als hierbij een ruimte betrokken is die ook door MS Exchange beheerd wordt, wordt deze daar ook vrijwel direct gereserveerd waardoor niet dubbel geboekt kan worden.

Wanneer de afspraak in een van beide systemen wordt verschoven houdt de Facilitor-Exchange-koppeling beide systemen synchroon, waarbij Facilitor zich vooral op de facilitaire zaken concentreert, zoals de voorzieningen, bezoekers, maar ook ruimte-opstelling en kostenplaats, en Outlook zich vooral met de deelnemers bezig houdt. Een medewerker is zich niet bewust van deze koppeling, dit gebeurt allemaal achter de schermen.

Bij de inrichting/configuratie moeten technische (autorisaties op de MS-Graph API) en functionele (welke ruimten wel en welke niet) keuzes worden gemaakt, waarvoor de juiste mensen moeten worden aangehaakt. Desgewenst, als dat beter past bij de organisatiewerkwijze, kan daarbij worden besloten slechts één van beide routes ook daadwerkelijk in te zetten. Deze koppeling vereist Office365.