Implementatie

Het implementeren van een informatiemanagementsysteem… Zie je daar tegenop? Er is veel data en er zijn zo veel processen die naadloos op elkaar aan moeten sluiten. Hoe ga je dat overzichtelijk en gestroomlijnd organiseren?

Arthur Egberink is al ruim 10 jaar projectleider bij Facilitor en hoort bij veel nieuwe klanten dezelfde onzekerheid. Graag neemt hij deze onzekerheid weg. We vroegen hem om uitleg over agile werken, dé methode voor een eenvoudig implementatieproces.

Stapsgewijs implementeren

“Agile betekent letterlijk wendbaar en lenig”, begint Arthur. “Het is een methodiek waarmee we de klant stapsgewijs meenemen door het project in te delen in kleine tussenstapjes, die we sprints noemen. Door te focussen op de eindresultaten van de sprints wordt de implementatie beheersbaar en overzichtelijk. Na elke sprint beoordelen we het resultaat en kunnen we in detail bepalen hoe de volgende sprint uitgezet moet worden. Uit ervaring weten we dat omstandigheden tijdens een project kunnen veranderen. De Agile aanpak stelt een projectteam in staat om na elke sprint het project aan te passen aan een gewijzigde situatie of wensen van de klant. Zo kunnen we in ontspannen sfeer met elkaar aan de slag.”

Arthur Egberink:”Stap voor stap door het FMIS”

Een betrokken projectteam

Als projectmanager van projectteams heeft Arthur ruime ervaring met het opdelen van het einddoel. “Hoewel iedere klant zijn eigen unieke bedrijfsproces heeft, kunnen we vaak toch op heel eenduidige wijze werken. Onze methodiek werkt eigenlijk voor elk bedrijf of iedere organisatie. We starten met het beschikbaar stellen van de werkomgeving van Facilitor. Dat gebeurt vaak al binnen één dag. Vervolgens stellen we het projectteam samen. We vragen altijd om mensen toe te voegen die daadwerkelijk met het systeem gaan werken. Samen met de projectmanager van Facilitor vormen zij dan de werkgroep die keuzes gaat maken gedurende de totale implementatie. Met de werkgroep doorlopen we dan alle gewenste modules en bepalen we bij elke module hoe de werkwijze en het bedrijfsproces geïntegreerd kan worden in ons systeem. Samen vormen we dus de bouwstenen van het implementatieproces. Het voordeel daarvan is, dat de medewerkers zich enorm betrokken voelen en ook snappen waar ze mee bezig zijn.”

Stap voor stap door het FMIS

Het implementatieproces van Facilitor is erg overzichtelijk en praktisch ingericht. Dat krijgt Arthur ook vaak terug van klanten. “Elke keuze die we met elkaar maken, voeren we direct door in het systeem. Dat geldt ook voor alle specifieke gegevens die we tijdens deze stap invoeren. Daardoor hebben de medewerkers direct inzichtelijk wat de consequenties van hun keuzes zijn. Ze ervaren hoe het systeem reageert en wat ze kunnen doen met de gegevens. Eigenlijk is het direct al een soort ‘learning-on’the-job’. Wanneer we met elkaar het goede gevoel hebben, dan gaan we door naar de volgende stap in het proces. Door op deze ‘agile wijze’ samen te werken, hebben de medewerkers het gevoel het systeem al te kennen zodra wij het opleveren. De papieren keuzes die ze maken, passen ze dus direct toe in de praktijk. Dat geeft vertrouwen en rust.”

Binnen drie maand is het FMIS klaar voor gebruik

De wisselwerking tussen projectmanager, techniek en werkgroep zorgt voor een zeer snelle implementatieperiode. “Binnen drie maanden na de start van het project kunnen we het FMIS vaak al opleveren aan de klant. Doordat de medewerkers tijdens de implementatie al leren te werken met het systeem, zijn ze snel zelfredzaam. Ze kunnen vervolgens zelf collega’s opleiden, eventueel ondersteund door onze Consultants. Deze ‘learning-on-the-job’ methodiek voorkomt veel frustraties na oplevering. De medewerkers voelen een hogere verantwoordelijkheid voor ‘hun’ product en kunnen ook anderen binnen hun organisatie met kennis en voldoende bagage over het systeem opleiden. Dat geeft ook hen weer een goede positie binnen het bedrijf waar ze werken. Door onze werkwijze zorgen we dus voor een plezierige implementatie, ook na oplevering. En dat is voor ons altijd het beste gevoel om mee af te sluiten”, besluit Arthur.

Ook werken met Facilitor?

Vraag een gratis demo aan!