Simpel en toegankelijk bestelportaal

Zorgmedewerkers kunnen op een eenvoudige manier voorraad bestellen. Tom geeft aan dat juist de eenvoud van Facilitor hierin belangrijk is: “We zijn een zorginstelling en daar werken zorgmedewerkers niet iedere dag met een computer of laptop. Voor ons is het dus heel belangrijk dat het bestelportaal heel toegankelijk is voor iedereen om op een makkelijke manier bestellingen te plaatsen. We hebben er daarom destijds voor gekozen om de module ook op die manier in te richten.”

Koppeling met webshop zorgt voor meer gebruiksvriendelijkheid en minder beheer aan de achterkant

Kosten beheersbaar houden

Medewerkers van Sensire zien in Facilitor de productencatalogus en bestellen ook vanuit die omgeving: “Onze front office controleert eenmaal per week alle bestellingen. Op die manier kunnen we tijdig foutieve bestellingen signaleren. Als er bijvoorbeeld 100 naaldencontainers zijn besteld, dan brandt er bij ons lampje. Mogelijk hadden dat er 10 moeten zijn. Die dubbele check zorgt er nu voor dat we de kosten beheersbaar houden.” Na de controle door de front office komt de bestelling als pdf-bestand bij de leverancier terecht: “De bestelde producten worden voor iedere afdeling gebundeld in een pdf-bestand, dat leveranciers nu nog per mail ontvangen.”

Directe koppeling met webshop

Tom geeft aan naar een situatie te willen werken om dit bestelproces nog sneller én nauwkeuriger te laten verlopen: “Als bijvoorbeeld een product niet leverbaar is of als een product niet meer per vijf stuks wordt verkocht maar per twee, dan moeten we dat handmatig aanpassen in Facilitor. Met behulp van een koppeling in Facilitor met de webshop van de leverancier is die informatie wel altijd up-to-date, zonder dat we daarin zelf eerst aanpassingen moeten doen. Bovendien krijgen leveranciers geen pdf-bestand met bestelde producten in de mail, maar komen producten direct in het bestelsysteem van de leverancier terecht.”

Win-winsituatie

Het feit dat de informatie van alle artikelen dadelijk actueel is, voorkomt dat er onjuiste bestellingen plaatsvinden en er nog minder fouten worden gemaakt. De koppeling werkt nu bij één leverancier: “Artikelnummers, prijzen, foto’s van het product. Al die zaken moesten we voorheen allemaal handmatig aanpassen, voor honderden producten. Dat hoeft nu niet meer.” Ook voor deze leverancier levert dat de nodige voordelen op: “De leverancier hoeft de producten die eerder in een pdf-bestand stonden niet meer over te tikken naar het eigen systeem. Een win-winsituatie voor beide partijen dus. Doordat je via Facilitor naar de webshop gaat blijft het inkoopproces laagdrempelig. Na het bestellen word je vanuit de webshop weer teruggestuurd naar Facilitor, zodat je binnen het FMIS zicht houdt op alle lopende bestellingen van alle leveranciers, de procuratie geborgen is en de front-office de eerder genoemde checks kan uitvoeren. Al die extra voordelen samen maken dat je inkoopproces veel sneller verloopt.”

Gebruiksvriendelijkheid essentieel

Vijf jaar geleden was deze stap nog niet het juiste moment voor Sensire. Tom legt uit: “Webshops waren toen nog niet zo gebruiksvriendelijk. En zoals ik aangaf, is juist die gebruiksvriendelijkheid voor onze organisatie essentieel om het inkoopproces manageable te houden. De koppeling werkt nu dus nog bij één leverancier, maar we gaan die natuurlijk zo snel mogelijk uitrollen bij andere leveranciers.”

Door: Marieke Stokkelaar, Open Up Communicatie,publicatie april 2020

Download de case

Meer weten over Sensire?

Bekijk de video