Behoefte aan facilitair management informatie systeem

Nouryon is een van de eerste gebruikers van het FMIS van Facilitor. Al in 1997 – destijds nog Akzo – was de behoefte aan een facilitair managementsysteem groot: “Voor de komst van Facilitor werkten we met diverse plattegronden en verschillende losse databases. De wens was om die op een slimme manier aan elkaar te koppelen. Vervolgens hebben we software laten maken die dat kon doen. Daaruit is niet lang daarna Facilitor ontstaan, dus we zijn er al vanaf het prille begin bij.”

Collega’s weten precies van een apparaat wanneer de olie vervangen moet worden

APK-keuring

Alleen al op de Deventer locatie heeft Nouryon zo’n 15.000 apparaten – denk aan weegschalen, temperatuur- en drukmeters – en die moeten allemaal in topconditie blijven: “We werken in een omgeving waar je soms met heel veel risico’s rekening moet houden. Als bijvoorbeeld de drukmeters niet goed werken dan is er een verhoogde kans op ontploffingsgevaar. Tenminste, als je niet goed en met regelmaat je apparaten checkt, maar dat is dus iets wat we mede door Facilitor met de grootst mogelijke zorgvuldigheid verzorgen.”

Hoe het werkt

Theo Vonk legt uit hoe de module Objectenbeheer en Periodieke Taken dit voor hen regelt: “De enige manier om 15.000 apparaten te managen, is door te weten wanneer er wat precies moet gebeuren met die apparaten. Voor ieder apparaat hebben we daarom vastgelegd hoe vaak en wat er precies vervangen of gecontroleerd moet worden. Je moet het zien als een jaarlijkse of maandelijkse melding voor een APK-keuring.”

Het soort meldingen dat ze binnenkrijgen, is tot in de kleinste details vastgelegd: “De afdelingen weten precies wanneer van een bepaald apparaat bijvoorbeeld de olie vervangen moet worden of dat de lagers een smeerbeurt moeten krijgen. Waar ze die melding willen ontvangen, kunnen ze helemaal zelf bepalen. Dat is het mooie ook van Facilitor, je kunt het helemaal aanpassen naar je eigen manier van werken. En ondertussen werken we allemaal gewoon met dezelfde standaard en webbased software.”

QR-code

De module is niet alleen bedoeld als ‘keuringsagenda’, met behulp van een QR-code kan ook de informatie van een apparaat opgevraagd worden: “Mocht een apparaat bijvoorbeeld vreemde waarden weergeven of om een andere reden niet helemaal naar behoren functioneren, dan kunnen we de QR-code op dit apparaat scannen en vervolgens in Facilitor zien wat de onderhoudsgeschiedenis is. We kunnen dan ook het keuringsrapport bekijken of de bedieningshandleiding inzien om te achterhalen wat een mogelijke oorzaak van het verstoring is.”

Opbouwen historie

Los van de kwaliteit en veiligheid, die op deze manier worden geborgd, is er nog een ander voordeel: “We bouwen ook een databank op met daarin alle historische gegevens van alle apparaten. Voor onze bedrijfsprocessen heeft dat als voordeel dat we bij een volgende keer sneller kunnen achterhalen wat er aan de hand is. Iedere notitie of melding die we ooit hebben aangemaakt, vinden we terug in Facilitor. Data en fysieke apparaten zijn op alle denkbare manieren aan elkaar gekoppeld, wij hebben de controle.”

Door Sander Voortman, Open Up Communicatie, publicatie april 2020

Download de case