Van behoefte naar duidelijke focus
De aanleiding voor het project was helder: het contract met het bestaande IT-meldingssysteem liep af. De gemeente besloot verder te kijken dan alleen een vervanging en inventariseerde bredere behoeften binnen de organisatie. “We merkten dat er meer behoefte was dan alleen IT-meldingen. Facilitaire processen zoals vergaderruimte-reserveringen, bezoekersregistratie en het beheer van uitleenfietsen kwamen al snel ter sprake,” vertelt Jacob.
Het gevaar van een lange en complexe wensenlijst lag op de loer. Om te voorkomen dat het aanbestedingstraject onnodig ingewikkeld zou worden, bracht de gemeente focus aan. “We hebben een team samengesteld met vertegenwoordigers van IT, facilitair en andere betrokken teams. Samen stelden we een lijst op met minimale eisen en wensen. Daarmee zorgden we ervoor dat de aanbesteding haalbaar bleef en tegelijk toekomstbestendig werd.”
Dit groeimodel zorgde ervoor dat het implementatietraject behapbaar blijft, terwijl de gemeente verzekerd is van een systeem dat in de toekomst kan meegroeien met hun behoeften.
We vroegen leveranciers niet wát hun systeem doet, maar hóe het onze processen ondersteunt
Tevreden over de aanpak
Terugkijkend is Jacob enthousiast over de gekozen aanpak. “We hebben in het verleden aanbestedingen gedaan met een gedetailleerde functielijst, maar dan blijft het lastig om de juiste leveranciers eruit te filteren. Nu hebben we veel beter inzicht gekregen in wat een systeem écht kan.”
Wat de uiteindelijke keuze is geworden? Dat blijft nog even een cliffhanger. “We zitten nu midden in de implementatiefase. Binnenkort kunnen we meer delen over de uitkomst en de genomen vervolgstappen,” besluit Jacob.
Een aanbesteding die werkt: procesgericht denken
Een cruciale keuze in het traject was om het aanbestedingsproces niet te baseren op een gedetailleerde lijst met functiewensen, maar op processen. “In plaats van te dicteren hoe een systeem eruit moet zien, hebben we leveranciers gevraagd hoe zij onze processen kunnen ondersteunen,” legt Jacob uit. “We wilden zien hoe hun software ons helpt bij IT-meldingen, facilitaire processen en personeelszaken. Dat gaf ons een veel beter vergelijk tussen de leveranciers.”
Dit zorgde ervoor dat de aanbesteding niet verzandde in technische details, maar juist inzicht gaf in de daadwerkelijke toegevoegde waarde van de verschillende oplossingen. “Door leveranciers de ruimte te geven om hun visie te presenteren, konden we echt het verschil zien tussen de verschillende systemen.”
Geen eindeloze functielijst, maar echt inzicht in wat een systeem kan
Kiezen voor een groeimodel
Een ander slim besluit was om niet direct alle mogelijke functionaliteiten op te nemen in de aanbesteding. “We wilden klein beginnen en later uitbreiden,” zegt Jacob. “Daarom hebben we in eerste instantie de focus gelegd op de IT-meldingen, vergaderruimte-reserveringen en het stroomlijnen van personeelswijzigingen. Andere zaken zoals contractmanagement en bezoekersregistratie staan op de roadmap voor de toekomst.”
Dit groeimodel zorgde ervoor dat het implementatietraject behapbaar blijft, terwijl de gemeente verzekerd is van een systeem dat in de toekomst kan meegroeien met hun behoeften.
Tevreden over de aanpak
Terugkijkend is Jacob enthousiast over de gekozen aanpak. “We hebben in het verleden aanbestedingen gedaan met een gedetailleerde functielijst, maar dan blijft het lastig om de juiste leveranciers eruit te filteren. Nu hebben we veel beter inzicht gekregen in wat een systeem écht kan.”
Wat de uiteindelijke keuze is geworden? Dat blijft nog even een cliffhanger. “We zitten nu midden in de implementatiefase. Binnenkort kunnen we meer delen over de uitkomst en de genomen vervolgstappen,” besluit Jacob.
Benieuwd naar hoe gemeente Nunspeet vervolgens het selectieproces van leveranciers heeft ingericht?
In de vervolgstap lag de focus op transparante beoordeling en slimme demonstraties.
Lees de vervolgcijfers
