Branche: Overheid | Leestijd: 3 min.
Na de eerste stap na het aanbestedingstraject voor een toekomstbestendig facilitair en IT-managementsysteem stond gemeente Nunspeet voor de volgende uitdaging: het zorgvuldig selecteren van de juiste leverancier. In dit vervolggesprek vertelt functioneel beheerder Jacob van den Berg hoe het beoordelingstraject is ingericht – en waarom de gekozen aanpak zorgde voor duidelijkheid, transparantie én draagvlak binnen het projectteam.
Gemeente Nunspeet
Jacob van den Berg
“Naast de standaard aanbestedingsdocumenten hebben we als werkgroep twee inhoudelijke documenten opgesteld,” vertelt Jacob. “Een document van eisen, waarin we alleen harde voorwaarden stelden – je doet mee of niet. En een document van wensen, waarin we juist ruimte lieten voor interpretatie. Dat gaf leveranciers de gelegenheid om te laten zien hoe zij onze processen ondersteunen.”
Die tweedeling bleek in de praktijk goed te werken. “Je voorkomt dat je alles dichttimmert en alleen nog kunt afvinken. In plaats daarvan zie je in de antwoorden en demo’s hoe een leverancier echt omgaat met jouw processen.”
De tweedeling in eisen en wensen gaf leveranciers ruimte om echt te laten zien hoe ze onze processen ondersteunen
Leveranciers werd gevraagd hun oplossing live te tonen, op basis van realistische scenario’s. Jacob: “We gaven bewust alleen het begin- en eindpunt aan van een proces. Wat daartussen gebeurt, mochten ze zelf invullen. Zo zie je niet alleen wat ze doen, maar ook hoe ze het doen.”
Dat werkte: de demonstraties sloten volgens Jacob goed aan op de vooraf ingediende stukken. “Je herkende de oplossing meteen terug. Die consistentie gaf vertrouwen en maakte het vergelijken eenvoudiger.”
De beoordeling gebeurde individueel, gevolgd door een consensusgesprek onder begeleiding van de inkoopafdeling. “Belangrijke onderdelen, zoals prijsopgaven, werden tot het eind achtergehouden. Zo voorkom je dat voorkeuren onbewust meespelen,” legt Jacob uit. Pas nadat de inhoudelijke scores bekend waren, werden de prijzen toegevoegd aan de eindbeoordeling.
De uitkomst?
Een partij die er met kop en schouders bovenuit stak – voor nagenoeg dezelfde prijs krijgen we meer functionaliteiten van veel hogere kwaliteit.
Gemeente Nunspeet koos voor de oplossing van Facilitor. De doorslaggevende factor? “Hun oorsprong ligt in het facilitair domein. Dat sloot goed aan bij onze behoeften. Andere systemen waren vaak vanuit IT ontstaan, terwijl 80% van onze processen juist facilitair of ondersteunend is. Daarin liep Facilitor echt voorop.”
Inmiddels is de implementatie gestart. Hoe die verloopt? Daarover meer in een volgende update. Jacob sluit af: “We hebben het fundament gelegd. Nu werken we stap voor stap toe naar een goed werkend systeem dat meegroeit met onze organisatie.”
Weten hoe gemeente Nunspeet tot deze aanbesteding kwam?
In de eerste fase onderzochten ze welke processen in één systeem ondergebracht konden worden, met een helder groeimodel als uitgangspunt. Lees de eerste case
Deel dit artikel
