Van e-mail naar inzicht: waarom digitaliseren noodzakelijk werd

Voorheen regelde gemeente Nunspeet het in-, uit- en doorstroomproces van medewerkers via losse formulieren en e-mail. “Dat betekende dat een teammanager eigenlijk weinig zicht had op de status van zo’n proces,” vertelt Jacob van den Berg. “Je trapte iets af, maar of iedereen zijn taak oppakte, was moeilijk te volgen.”

Deze werkwijze bleek onvoldoende om de processen betrouwbaar te coördineren, zeker gezien de vele betrokken afdelingen zoals ICT, communicatie, P&O en facilitair beheer.

Stap voor stap naar digitaal

Het project begon met een succesvolle implementatie van de oplossing Facilitor voor incidentafhandeling. “Daarna zijn we gestart met het digitaliseren van het HRM-proces in dit facilitair systeem. Dat bestaat uit drie onderdelen: in dienst, uit dienst, en interne functiewijzigingen,” licht Jacob toe.

De grootste uitdaging zat niet in de techniek, maar in het organiseren van de samenwerking. “We wilden vooral dat functioneel beheerders en teammanagers echt goed werden meegenomen. Daarom hebben we een duidelijke communicatiestructuur opgezet in drie lagen: mensen die alleen geïnformeerd moesten worden, teammanagers die het proces in gang zetten, en behandelaars die ermee moesten werken.”

Drie maanden, drie fases, duidelijke communicatie

Het project werd binnen drie maanden gerealiseerd. Door klein te beginnen, met een werkgroep van slechts enkele betrokkenen, werd snelheid behouden. “We hebben bewust tijd genomen voor goede communicatie en training, zodat er draagvlak ontstond.”

Ook handleidingen en mini-cursussen werden ingezet. “Op die manier konden teammanagers straks zelfstandig meldingen indienen én hun voortgang volgen.”

Meer dan techniek: ook aandacht voor wetgeving en toekomst

Naast procesoptimalisatie werd ook rekening gehouden met toekomstige wetgeving, zoals NIS2. “We hebben nu al de basis gelegd om aantoonbaar te kunnen opschonen bij functiewijzigingen en uitdiensttreding,” aldus Jacob. “Dat is essentieel om onze informatiebeveiliging op orde te houden.”

Samenwerking als basis voor doorontwikkeling

De succesvolle livegang is volgens Jacob een mooi voorbeeld van samenwerking. “We hebben niet alleen een proces geautomatiseerd, maar vooral samengewerkt aan verbetering. Dat merken nieuwe medewerkers nu al bij hun eerste werkdag.”

Lees de eerste case van Gemeente Nunspeet