Facilitor biedt onze kinderopvangorganisatie de structuur en een systeem waarmee we het volledige beheer rondom onze locaties kunnen sturen en verantwoorden

BLOS kinderopvang is een van de snelst groeiende kinderopvangorganisaties in Nederland met meer dan 200 locaties in een brede strook tussen Haarlem/Rotterdam en Apeldoorn/Arnhem. Met deze groei in omvang, groeit ook de informatiestroom en daarmee de dringende behoefte aan een professioneel systeem voor facilitair beheer en management van alle locaties. Met die opdracht ging Richard Petersen aan de slag: het opzetten van een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk systeem dat de schaalgrootte en groei van BLOS kan faciliteren.

Excel en Word

“Toen ik begon, was de wijze van administratie passend bij een kleinere omvang aan locaties”, vertelt Petersen. “Informatie was meer versnipperd in Word- en Exceldocumenten over de locaties. De eerste stap was daarom een overzichtelijke gebouwmappenstructuur waar alle disciplines overzichtelijk bij elkaar kwamen. Gebouwen, wagenpark, plattegronden, tekeningen, vergunningen: een structuur om alles rondom onze gebouwen, inrichting en veiligheid beter te kunnen managen.”

De keuze voor een FMIS-systeem

De volgende stap was de keuze voor een facilitair management informatie systeem. Dat was voor Richard Petersen een uitgemaakte zaak. “Ik werk graag met oplossingen die zichzelf al hebben bewezen en Facilitor was een voor de hand liggende keuze. Ik had namelijk vanuit een eerdere functie in de kinderopvang al goede ervaringen opgedaan met het FMIS van Facilitor en het zelfs al ingericht op deze sector. Voor BLOS kinderopvang daarom een logische stap; ook omdat we op die manier de implementatietijd en kosten beperkt konden houden.”

Eerste resultaten

Al vrij snel volgen de eerste resultaten. “De begroting kwam in het FMIS met een directe koppeling naar financiën op locatienaam, kostenplaats en projectnummer. Dat betekent efficiënter factureren en minder kosten. De buitendienstmedewerkers kregen via tablets toegang tot het FMIS, waardoor ze meldingen met alle bijbehorende informatie direct zelf kunnen oppakken of eventueel doorzetten naar een leverancier. De locatiemanager kan zelf zien wat de status is, net als de backoffice. Het hele proces van melding tot en met factureren is voor alle betrokkenen stukken efficiënter, sneller en inzichtelijker geworden en daardoor ook beter te sturen”, aldus Petersen.

Was het systeem picobello, maar de organisatie niet, dan was mijn keuze niet op Facilitor gevallen. Maar beide staan gewoon als een huis

Opstarten in coronatijd

En toen kwam corona en ging de hele kinderopvang in lockdown. “Doordat bijna alles stil viel op kantoor, kregen wij de tijd om redelijk ongestoord met Facilitor ons fundament te bouwen. Toch hebben we ook tijdens corona nieuwe locaties toegevoegd aan Facilitor. Daarvoor hebben we instructiefilmpjes en handleidingen gemaakt waarmee locatiemanagers zich het systeem zelf en op afstand eigen kunnen maken. Dat blijven we ook in de toekomst doen, omdat het veel efficiënter en sneller werkt dan de persoonlijke instructies van vroeger.”

Picobello

De feedback die Petersen krijgt vanuit BLOS op het FMIS en de nieuwe structuur en zijn eigen ervaringen zijn louter positief. “Dat is natuurlijk ook een grote verdienste van Facilitor zelf, zowel van de software als van de mensen. Was het systeem picobello, maar de organisatie niet, dan was mijn keuze niet op Facilitor gevallen. Maar beide staan gewoon als een huis. De samenwerking met Jos Migo van Facilitor verloopt heel prettig en transparant. Van ontwikkeling, integratie tot implementatie: we zitten op dezelfde golflengte”.

Overzicht en structuur

Hoewel BLOS nog maar een jaar bezig is met een FMIS, ziet Richard Petersen nu al heel veel resultaat. “Facilitor heeft ons geholpen bij een snelle opbouw van de juiste structuur, de invulling van onze processen en overzicht van het werk. Voor de meer dan 200 locaties die we vandaag de dag bedienen werkt dit naar alle tevredenheid. Bovendien biedt Facilitor ons de basis om verdere groei goed te faciliteren. We hebben binnen een jaar iets bereikt wat zich elke dag opnieuw bewijst.”

Door: Monique van Deursen, Komm’A Communicatie, mei 2021

Download de case