Facility Management heeft klagers nodig

Lege kantoorpanden, gesloten instanties, geen noemenswaardige files en een totaal tot stilstand gekomen cultureel leven, het verschil met nog maar krap een maand geleden kan nauwelijks groter. Buiten het gezichtsveld van velen werken sectoren tegelijkertijd koortsachtig aan het in leven houden van mens en maatschappij. Het is een crisis die de meeste van ons zich nog nooit hebben kunnen voorstellen, laat staan hebben meegemaakt. Toch zie je op sommige plaatsen de gewenning al, er kan snel digitaal geschakeld worden, communicatiemogelijkheden zijn eindeloos en voor vertier kom je digitaal ook al een heel eind, zelfs zonder horeca of theater.

Ongepland

Crisis maakt duidelijk wat voor de korte termijn essentieel is om te overleven en wat niet. Het is je Business Continuity Plan in het echt, en dankzij dergelijke voorbereidingen kunnen bedrijven razendsnel schakelen naar alternatieve werkwijzen. Sommige bedrijven dan, andere hebben geen keus en moeten van overheidswege de deuren sluiten. Daar voorzien die plannen doorgaans niet in, dat was onrealistisch en onvoorstelbaar. En wat als luxeprobleem kon worden afgedaan -wie wil er nu duizenden beademingsapparaten tegelijk- wordt ineens nijpend. Niks is zeker op het moment.

In de -anonieme- gebruikscijfers van Facilitor is duidelijk te zien dat sommige facilitaire organisaties praktisch stil vallen, omdat iedereen thuis werkt en er qua gebouw en voorzieningen even niks hoeft of omdat de business is gestopt. Geen bezetting op de receptie, geen vergaderingen of bijeenkomsten, geen automaten in storing, er is in feite geen bal te doen. Er zijn virtuele voorzieningen in de plaats gekomen, die meestal door de IT-afdeling geregeld worden: VPN-verbindingen en andere online faciliteiten worden stevig aan de tand gevoeld en vergen her en der nog wat opschaling. Maar wat blijft er voor de facilitaire afdeling eigenlijk nog te doen? “De facilitaire afdeling heeft klagers nodig” zegt onze eigen facilitair manager, waarmee ze ook iedereen met wensen bedoelt. “De dienstverlening is helemaal gebaseerd op de medewerker die wat nodig heeft, een centrale voorziening. Mocht het zo zijn dat iedereen thuis blijft werken, dan heeft dat enorme consequenties voor het vakgebied, dat droogt in zijn huidige vorm dan totaal op”. Oeps.

Naar voren halen

Een korte periode van leegte is best handig. We zien dat men deze rust gebruikt om de zaken die zijn blijven liggen op te pakken. Na de noodzakelijke maatregelen van het afschalen van schoonmaak, kantinediensten en dergelijke wordt het gepland onderhoud aan gebouwen en installaties naar voren gehaald. Die kunnen nu mooi zonder iemand te storen worden uitgevoerd. Daarna kunnen we achterstallige inventarisaties verwerken en registraties actualiseren, en eindelijk aan de slag met die meerjarenbegroting. Maar daarna?

Het kost nog moeite om voor te stellen hoe de ondersteuning van een kantoororganisatie er uit gaat zien als de huidige situatie blijvend is. Heb je nog wel een wagenpark nodig als iedereen thuis werkt? Koffieautomaten? Een kantoor? Een FMIS? Überhaupt een facilitaire afdeling? Niet in de huidige vorm, dat is wel zeker.

Er zal heus wel een einde aan deze periode komen, en dan gaat de planeet ondanks de goede bedoelingen waarschijnlijk weer opgelucht over tot de orde van de dag. Je mag hopen dat we de lessen uit deze onverwachte situatie niet snel vergeten en ons als maatschappij structureler gaan wapenen tegen pandemieën als deze, want het lijkt mij aannemelijk dat er nog wel iets als een COVID-20 gaat komen die nóg sluwer is dan zijn voorganger.