Van inzicht naar actie

Toen Patrick Valentijn in juni 2024 startte als facilitair manager bij Würth Nederland, viel hem direct iets op: het ontbrak aan structuur in processen als contractbeheer, onderhoud en storingsmeldingen. “Contracten liepen over dertig verschillende schijven. Dat geeft geen grip. Daarom ben ik gaan onderzoeken wat het beste bij onze organisatie past.”

Bewuste selectie: logisch, schaalbaar en flexibel

Patrick vergeleek vijf verschillende FMIS-oplossingen. De doorslag gaf de logica in het gekozen pakket: “Je ziet aan de voorkant niet altijd wat er aan de achterkant gebeurt, maar die slimme achtergrondprocessen maken het verschil. Bovendien kun je complexe zaken precies zo inrichten als je zelf wilt.”

Je ziet aan de voorkant niet altijd wat er aan de achterkant gebeurt, maar die slimme achtergrondprocessen maken het verschil.

Een soepel implementatietraject

De samenwerking met de implementatiepartner verliep volgens Patrick “gestructureerd en professioneel”. Er werd goed geluisterd naar de wensen vanuit de organisatie, en trainers wisten zich flexibel op te stellen. “We hebben veel kritische vragen gesteld, juist om te zorgen dat het systeem bij ons past. Dat werd goed opgepakt.”

Meer tijd, meer grip, meer service

Door de digitalisering van meldingen en storingen is de technische dienst nu beter inzetbaar. “We zien een afname van storingen doordat we preventief kunnen onderhouden. En doordat meldingen nu centraal binnenkomen, krijgt de melder ook duidelijke terugkoppeling. Dat verhoogt het vertrouwen in de facilitaire dienstverlening.”

Stapsgewijze uitrol met oog voor beheerbaarheid

De implementatie verloopt gefaseerd. Na de succesvolle livegang van het serviceproces volgt nu het inkoopproces. “We testen eerst intern en rollen pas uit naar de shops als het systeem stabiel draait. Zo bouwen we gecontroleerd verder aan één centrale structuur.”

Vooruitkijken met vertrouwen

Patrick sluit af met een duidelijke ambitie: “We willen één centraal punt waar alles binnenkomt. Alleen dan heb je als management de touwtjes in handen. Die controle en dat inzicht is waar we naartoe werken.”