Wehkamp

Branche: Zakelijke dienstverlening

Geen enkele periodieke afspraak of controle missen? Wehkamp.nl maakt nu gebruik van ‘recurring tasks’, een module binnen Facilitor. De facilitaire afdeling van Wehkamp had te weinig grip op standaard controleprocedures. Afspraken met leveranciers werden daardoor niet nagekomen en simpele controles schoten erbij in. ‘Recurring tasks’ voorkomt dat nu.

De aanleiding

Binnen Wehkamp.nl zijn er veel afspraken die regelmatig terugkomen. “We moeten behoorlijk wat controles uitvoeren die wettelijk vastgelegd zijn”, begint facilitair medewerker Zwier van Dijk. “De BMWT-keuring van onze heftrucks is bijvoorbeeld een controle die je absoluut niet op de lange baan mag schuiven. Als deze keuring niet op tijd wordt uitgevoerd, dan heeft dat vervelende gevolgen bij ongevallen.”

Maximale controle

Om meer grip op de afspraken te krijgen, zochten ze de samenwerking op met Facilitor. Dat resulteerde in het implementeren van de FMIS-module Recurring tasks. Zelfs de kleinste noodzakelijke procedures heeft Wehkamp opgenomen in deze module. “Periodiek controleren wij bijvoorbeeld de inhoud van EHBO-koffers. De persoon die verantwoordelijk is voor deze taak wordt automatisch gewaarschuwd. Een ‘gele’ waarschuwing als er op korte termijn actie is vereist, een ‘rode’ als er direct actie ondernomen moet worden. De waarschuwing verschijnt als een soort pop-up in je scherm. Het kan daardoor eigenlijk niet meer misgaan.”

Distributiecentrum Wehkamp.nl in Zwolle

Ook handig: terugkerende afspraken en controles hoef je niet iedere keer opnieuw aan te maken. “Nadat iemand heeft bevestigd dat de kalibratie van ons thermografisch meetapparaat weer voldoet aan de eisen, dan prikt het systeem automatisch de eerstvolgende datum voor een controle. En mocht een van onze leveranciers iets zijn opgevallen, dan maak ik een aantekening bij die taak. Zo houd je controle om erger te voorkomen.”

Geen geregel meer

De belangrijkste verandering na het implementeren is dat de module veel werk uit handen neemt. “In de oude situatie waren we veel tijd kwijt aan het informeren van personeel en instanties als een afspraak niet werd nagekomen. Een simpele liftkeuring die niet volgens afspraak werd uitgevoerd, levert je zo een dagtaak op. Met deze module ben je al dat geregel een stap voor.”

De waarschuwing verschijnt als een soort pop-up in je scherm. Het kan daardoor eigenlijk niet meer misgaan

Activeren, vullen en klaar

Wehkamp.nl werkt sinds 2007 met Facilitor en heeft dus al veel ervaring met het automatiseren van processen. De implementatie van deze module deed Wehkamp.nl zelfstandig. “Het systeem is zo simpel opgebouwd”, vertelt Van Dijk. “We hoefden eigenlijk alleen maar de module te activeren en te vullen met belangrijke terugkerende afspraken. Het is echt een fluitje van een cent.”

Door Marieke Stokkelaar Open Up communicatie, publicatie december 2017

Deel deze case

Ook werken met Facilitor?

Vraag een gratis demo aan!