De softwareapplicatie waarmee Wedeka keuringsplichtige apparatuur beheerde, was verouderd en werkte steeds minder goed samen met de nieuwste besturingssystemen. De leverancier gaf nog een jaar lang ondersteuning, maar dan hield het echt op. Wedeka moest wat anders.
Facilitor sprong er tijdens de demo al uit. Op elke aanvullende vraag hadden ze een inhoudelijk antwoord. Dat gaf direct vertrouwen.
PAT-testers als aanleiding
Eén keuringsproces is op dat moment al gedigitaliseerd: het testen van alle elektrische apparaten en gereedschap. Alles met een stekker eraan dus. Dat gebeurt volgens NEN 3140, de norm voor veilig werken met elektrische apparatuur op normale netspanning. Wedeka gebruikt daarvoor een aantal PAT-testers, draagbare apparatentesters waarmee je alle stroomkenmerken van een apparaat doormeet en een visuele inspectie uitvoert. Het testapparaat slaat alle keuringsgegevens op, die vervolgens via een download in het bestaande softwaresysteem terechtkomen. In de nieuwe software moest de koppeling in ieder geval in stand blijven. Maar het PAT-proces is ook een lonkend voorbeeld voor verdere automatisering.
Nieuwe rondes, nieuwe kansen: één systeem met zo weinig mogelijk papier
De vertrekkende softwareleverancier bood aan om vanuit zijn marktkennis vooronderzoek te doen naar een nieuw systeem. Software die niet alleen de PAT-testers kon uitlezen, maar ook de digitalisering van onderhoud en andere keuringen zou ondersteunen. Zowel intern, binnen Wedeka, als extern door derden, zoals de periodieke APK en keuringen voor ladders, trappen, hijs- en hefmiddelen. “De PAT-testers waren de aanleiding voor verandering. Maar wat als we ook het gebouwenbeheer konden integreren? Eén systeem, met zo weinig mogelijk papier… Alle gegevens en resultaten werden nog geprint en opgeslagen in dikke ordners. Dat is toch niet meer van deze tijd?”
Met Facilitor is het beheer en de planning van alle keuringen en inspecties gedigitaliseerd en ondergebracht in een efficiënt en goed geborgd proces.
Facilitor sprong eruit
De leverancier selecteerde zeven opties en suggereerde er twee als best passend bij een organisatie als Wedeka. Zij ontvingen een uitnodiging voor een demo. “Facilitor sprong er meteen uit, omdat ze al onze eisen al tijdens de demo konden laten zien. Op elke aanvullende vraag die we stelden, kwam een adequaat antwoord. En niet enkel vanuit ICT, maar juist inhoudelijk, vanuit ons proces. Dat gaf al direct vertrouwen, zowel in de software van Facilitor als in de organisatie”, kijkt Kees terug.
Koppeling verrassend snel voor elkaar
De eerste implementatiestap was de registratie van alle apparatuur en machines in Facilitor. “Dat betekende dat we zo’n 7.000 objecten verdeeld over 10 verschillende locaties moesten categoriseren in een uniforme indeling. Daar is onze organisatie wel een tijdlang zoet mee geweest. De koppeling met de PAT-testers ging aanzienlijk vlotter; die had Facilitor verrassend snel en goed binnen enkele dagen voor elkaar.”
Veilig en efficiënt werken door geborgd proces
Inmiddels is Facilitor volop ‘live’ en is Kees heel tevreden. “Facilitor helpt ons om veilig en efficiënt te werken. De planning en uitvoering van keuringen is nu een goed geborgd proces. Werkleiders op elke locatie hebben alle keuringsdata van hun apparatuur digitaal beschikbaar, inclusief de historie. Ze richten hun eigen planning in en hebben meer autonomie. Ook om nieuw aangeschafte apparatuur direct zelf toe te voegen of afgeschreven apparatuur juist af te melden. Alles gaat digitaal, dus zonder papierwerk.”
Onderbouwde kosten-batenanalyse vanuit managementinformatie
“Bovendien leidt de managementinformatie uit Facilitor tot beter onderbouwde beslissingen, zoals de kosten-batenanalyse op onderhoud”, gaat Kees Stuive verder. “Je ziet in één oogopslag of onderhoudskosten voor een apparaat nog gerechtvaardigd zijn. Bovendien draait Facilitor op een eigen private cloud van moedermaatschappij Aareon, een grote Duitse speler in de internationale vastgoedmarkt. Dat was oorspronkelijk geen eis voor onze keuze, maar is in de huidige wereld wel een geruststellende gedachte vanuit veiligheid en privacy.”
De koppeling met de PAT-testers had Facilitor verrassend snel en goed binnen enkele dagen voor elkaar.
Modern modulair systeem opent nieuwe mogelijkheden
De overstap naar Facilitor is ontstaan vanuit de directe noodzaak om een ander, verouderd systeem te vervangen. Maar de veelzijdigheid en modulaire opbouw van de software maakt meer mogelijk. “We integreren geleidelijk ook andere processen. Momenteel testen we met onze monteurs het gebruik van digitale checklists via tablets. Dat maakt papieren lijsten overbodig, voorkomt fouten en bespaart tijd. Op termijn denken we bijvoorbeeld aan het beheer van autoverzekeringen. Wagenparkbeheer is een andere optie. Mogelijkheden te over dus”, besluit Kees.
Door: Monique van Deursen; Komm’A Communicatie, juni 2024
