Voor het dagelijks beheer van twee bedrijfsverzamelgebouwen op het Utrecht Science Park zocht Stichting Incubator Utrecht naar meer structuur en overzicht. De keuze om samen te werken met Facilitor heeft geleid tot een centraal systeem waarmee meldingen, reserveringen en communicatie met huurders overzichtelijk en efficiënt verlopen. Interim projectmanager Karin Meijer deelt haar ervaringen met de invoering en impact van het systeem.
Incubator Utrecht professionaliseert facilitair beheer met Facilitor
Branche: Overheid | Leestijd: 4 min.
Praktische uitdagingen in een dynamische omgeving
Stichting Incubator Utrecht faciliteert huisvesting voor innovatieve startups in de biosciences. De huurders, uiteenlopend in omvang van enkele medewerkers tot ruim honderd, hebben elk hun eigen wensen en processen. Binnen de twee gebouwen is de stichting verantwoordelijk voor het volledige facilitair beheer, waaronder schoonmaak, receptie, technische ondersteuning, beveiliging, catering en meerjarenonderhoud.
Toen Karin Meijer begon als interim projectmanager, werd snel duidelijk dat veel processen ad-hoc en versnipperd verliepen. Excel-bestanden, handgeschreven notities en losse geeltjes waren de norm. Iedereen hield zijn eigen werkwijze aan, waardoor het lastig was om overzicht te houden of trends te herkennen. Er was behoefte aan structuur, aan één systeem waarin alles samenkwam.
Een systeem dat meteen vertrouwen wekte
Tijdens een bezoek aan de Vakbeurs Facilitair & Gebouwbeheer in Utrecht maakte Karin samen met haar collega kennis met Facilitor. De duidelijke opbouw en het gebruiksgemak spraken direct aan. Extra aantrekkelijk was dat het systeem modulair is opgebouwd, waardoor het mogelijk werd om klein te starten en het gebruik later uit te breiden.
Na een korte demonstratie op de beurs werd een vervolggesprek ingepland op locatie. Verschillende leveranciers werden nog met elkaar vergeleken, maar Facilitor sloot het beste aan bij de dagelijkse praktijk van de organisatie. De keuze viel op een stapsgewijze invoering, te beginnen met modules voor meldingen voor storingen en incidenten, aanvragen voor vergaderen, parkeren, catering en toegangspassen.
De structuur, het overzicht en het gebruiksgemak, dat was precies waar we naar op zoek waren.
Gefaseerd invoeren, met oog voor draagvlak
De livegang vond plaats vlak voor de zomervakantie. Dat gaf ruimte om gebruikers stapsgewijs kennis te laten maken met de nieuwe werkwijze. De huurders, elk zelfstandig opererend, kregen toegang tot het systeem om zelf reserveringen te doen of meldingen in te dienen.
Binnen de organisatie werd veel voorbereid. De receptie en facilitair coördinator werkten samen aan het inrichten van ruimtes, processen en gebruikersrechten. De projectmatige en professionele begeleiding van het implementatieteam van Facilitor hielp enorm om op tijd de juiste stappen te zetten en de juiste informatie aan te leveren. In de drie maanden na de lancering bleef het systeem ongewijzigd, zodat medewerkers en huurders rustig konden wennen. Die aanpak bleek effectief. Tijdens de evaluatie in september werd duidelijk wat er goed werkte en wat nog aandacht vroeg. Samen met het team van Facilitor werden verbeterpunten opgepakt.
Van versnippering naar overzicht
De voordelen van het systeem zijn direct merkbaar. Meldingen komen nu centraal binnen, waardoor het facilitair team grip heeft op terugkerende vragen of storingen. In plaats van telkens opnieuw dezelfde storing op te lossen, wordt sneller duidelijk wanneer structurele actie nodig is.
Ook het gemak voor gebruikers is toegenomen. Vergaderruimtes en parkeerplekken kunnen eenvoudig worden gereserveerd en via het systeem ontvangen huurders automatische terugkoppeling over de afhandeling van meldingen. Dat zorgt voor duidelijkheid, rust en tijdwinst. “Voor mij was het echt een openbaring om van al die losse lijstjes naar Facilitor te gaan,” vertelt Karin. “De structuur, het overzicht en het gebruiksgemak, dat was precies waar we naar op zoek waren.”
Een stevige basis voor verdere stappen
De samenwerking met Facilitor heeft Stichting Incubator Utrecht geholpen om grip te krijgen op het dagelijks facilitair beheer. De volgende stap is het uitbreiden van het systeem met modules voor gebouwbeheer en meerjarenonderhoudsplanning. Daarbij wordt opnieuw de tijd genomen voor een zorgvuldige implementatie.
Wat vooropstaat is dat de gekozen aanpak werkt. Door te starten vanuit de praktijk en gebruikers vanaf het begin mee te nemen, is het systeem niet alleen geïmplementeerd, maar ook echt onderdeel geworden van de dagelijkse werkwijze.
Afsluiting
Met Facilitor als centrale oplossing beschikt Stichting Incubator Utrecht over een toekomstbestendig fundament voor professioneel facilitair beheer. De stapsgewijze invoering, gedragen aanpak en duidelijke communicatie hebben bijgedragen aan rust, overzicht en vertrouwen in de verdere ontwikkeling.
Deel dit artikel
