Sterk Huis

Sterk Huis en Facilitor: Samenwerking vanuit vertrouwen en groei

Sterk Huis, een maatschappelijke opvang- en jeugdzorgorganisatie in Midden- en West-Brabant, biedt een warme en veilige omgeving bij opvoedings- en ontwikkelingsvragen. Vanuit een groeiende behoefte aan efficiënt vastgoed- en facilitair beheer zocht Sterk Huis naar een toekomstbestendige oplossing. Samen met Facilitor werd deze uitdaging aangegaan: een keuze gebaseerd op wederzijds vertrouwen, na een leerzame zoektocht. Een gesprek met Saskia van Wageningen, stafmedewerker Facilitaire Zaken en Mario Verboven, teamcoördinator Vastgoed.

Van losse lijstjes naar structuur: de aanleiding

Voorheen werkte Sterk Huis met eenvoudige software om storingen te melden. Al het overige vastgoed- en facilitair beheer vond plaats in Excel-bestanden en kennis die vooral in hoofden zat opgeslagen. Saskia beschrijft hoe inefficiënt deze werkwijze was: “We hadden meerdere varianten van lijstjes in omloop, vaak verouderd, waardoor zoeken naar actuele informatie tijdrovend en frustrerend was.”

De groei van Sterk Huis bracht een steeds grotere vastgoedportefeuille met zich mee, inmiddels meer dan 100 panden. De behoefte aan een professioneel beheersysteem werd urgenter, zeker in het licht van wet- en regelgeving en de wens om kostenbewust te sturen op vastgoedbeheer.

Een eerste misstap: leren van ervaring

Een eerdere keuze voor andere software liep niet goed af. Tijdens de implementatie bleek de gebruiksvriendelijkheid ontoereikend, zowel voor interne gebruikers als beheerders. “We moesten moeilijke omwegen nemen om simpele zaken te regelen,” aldus Saskia. Deze ervaring maakte Sterk Huis extra kritisch in het nieuwe selectietraject.

Toen Facilitor met hun softwareplatform in beeld kwam, stond Sterk Huis dan ook op scherp. “We waren op onze hoede. We wisten dat een tweede verkeerde keuze niet acceptabel zou zijn, gezien de impact op onze organisatie en middelen.”

Over het algemeen vonden wij de implementatie een verademing vergeleken met eerdere ervaringen.

De samenwerking: vertrouwen opbouwen

Vanaf het eerste gesprek werd ingezet op transparantie en eerlijkheid. Facilitor wist vertrouwen te winnen door de eenvoudige, intuïtieve bediening en de professionele ondersteuning tijdens de demonstraties. “We merkten al snel dat, als je kunt webshoppen, je ook met Facilitor kunt werken,” zegt Mario.

Het team van Facilitor, met onder andere Paco en Norbert, speelde hier een cruciale rol in. Niet alleen werden technische vragen grondig beantwoord, ook werd er actief meegedacht over de praktische toepasbaarheid binnen Sterk Huis. Dit gaf uiteindelijk de doorslag om de samenwerking aan te gaan.

De implementatie: soepel met ruimte voor leren

De implementatie startte met een kick-off waarin verschillende interne teams werden betrokken, van ICT tot receptie. De begeleiding tijdens deze fase werd als zeer prettig ervaren. Toch waren er ook leermomenten: vooral rondom de Outlook-koppeling voor ruimte reserveringen ontstonden onverwachte complicaties, wat leidde tot extra werk voor de receptie. Door goede communicatie en snelle correcties kon deze hobbel worden genomen.

Saskia: “Over het algemeen vonden wij de implementatie een verademing vergeleken met eerdere ervaringen. En fouten konden besproken worden zonder dat de samenwerking onder druk kwam te staan.”

Resultaat: enthousiast en toekomstgericht

Sinds de livegang ervaart Sterk Huis dagelijks de voordelen van het nieuwe systeem. Technische dienst, receptie, beveiliging en catering kunnen efficiënter werken. Bovendien ontstaan er voortdurend nieuwe ideeën vanuit de organisatie zelf om Facilitor nog verder in te zetten, bijvoorbeeld voor sleutelbeheer, materiaalverhuur en zelfs het reserveren van Sinterklaas- en Pietenpakken.

Facilitor wordt steeds meer van ons allemaal

, aldus Saskia. “De interne klant vindt zijn weg en wij kunnen veel meer sturen op kwaliteit en kostenbewustzijn.”

Vervolg: een blijvende samenwerking

Sterk Huis ziet de samenwerking met Facilitor als een bewuste keuze voor de lange termijn. Er staan al uitbreidingen gepland, bijvoorbeeld het verder uitrollen van workflows voor on-boarding van nieuwe medewerkers. De gedeelde ambitie: de organisatie verder versterken met slimme, klantvriendelijke oplossingen.

“Wij zijn echt blij met deze samenwerking,” besluit Saskia. “Samen halen we het maximale eruit.”