Van draagvlak tot doorontwikkeling: hoe samenwerking leidt tot duurzaam facilitair management

Een succesvol facilitair systeem begint niet bij software, maar bij mensen. De organisatie van Saskia van Wageningen (stafmedewerker Facilitaire Zaken bij Sterk Huis) koos bewust voor samenwerking met een softwareleverancier die aansloot bij hun visie op gastvrijheid, overzicht en efficiëntie. In dit interview deelt Saskia hoe intern draagvlak, slimme keuzes en praktijkgericht testen leidden tot brede acceptatie én doorontwikkeling binnen de organisatie.

Van behoefte naar bewustwording

Binnen de hulpverleningsorganisatie groeide het besef dat de bestaande werkwijze, met losse Excel-lijstjes en verouderde meldsoftware, niet langer voldeed. “We merkten dat we niet efficiënt werkten. Iedereen had zijn eigen lijstjes, archivering was versnipperd en we misten het overzicht,” aldus Saskia.

Toenemende schaalgrootte en digitalisering binnen de organisatie maakten de noodzaak voor structurele ondersteuning duidelijk. De keuze voor een facilitair systeem was daarmee een logische vervolgstap.

Draagvlak creëren: van voorstel tot besluit

In plaats van een breed gedragen marktvergelijking, koos het facilitair team voor een onderbouwd voorstel: “Wij hebben twee systemen vergeleken, maar zagen in de praktijk duidelijke meerwaarde bij één oplossing. Dat voorstel hebben we voorgelegd, met een financiële en functionele onderbouwing.”

Na akkoord in het managementteam werd het project organisatorisch gedragen, maar nog niet breed bekend binnen de teams. De volgende stap: draagvlak verbreden bij de gebruikers.

Betrekken en testen in de praktijk

Het facilitair team startte met het ophalen van input van gebruikers: van teamleden bij de receptie tot de technische dienst. Ook werden objecten en reserveringsmogelijkheden op alle locaties geïnventariseerd. Een maand voor livegang begon het testen in de praktijk, met echte meldingen in een acceptatieomgeving. Dit bleek essentieel om optimalisatiepunten op tijd te signaleren en gebruikerservaringen vroegtijdig te verbeteren.

Begin met een sterke basis en focus op de essentiële modules en gebruikersgroepen. Als die goed staan, volgt de rest vanzelf.

Gefaseerde adoptie met ruimte voor groei

Niet iedere afdeling stapte direct enthousiast in. ICT en BI (Business Intelligence) hadden aanvankelijk moeite met het voorstellingsvermogen van de nieuwe functionaliteiten. “We hebben bewust gekozen om afdelingen, die nog niet klaar waren, even ongemoeid te laten. Toen het systeem eenmaal draaide, kwamen zij zelf terug met gerichte vragen. Dan weet je dat het werkt.”

Het team gaf ruimte aan spontane groei: zodra de basis goed stond, ontstond er bij andere afdelingen vanzelf belangstelling. “We krijgen nu steeds vaker de vraag: ‘Kan dit ook voor ons?’ En dan gaan we samen kijken hoe dat het beste ingericht kan worden.”

Reflectie en tip voor anderen

Terugkijkend op het proces geeft Saskia een duidelijke aanbeveling aan organisaties die aan de vooravond van een soortgelijk traject staan: “Begin met een sterke basis en focus op de essentiële modules en gebruikersgroepen. Als die goed staan, volgt de rest vanzelf.”

Wat begon als een wens voor meer overzicht en structuur, is uitgegroeid tot een organisatiebreed gedragen systeem dat voortdurend in ontwikkeling blijft, samen met de mensen die ermee werken.