Parmant Scholen centraliseert facilitaire processen met Facilitor

Met zes scholen, vijf gebouwen en ruim 400 medewerkers heeft Parmant Scholen dagelijks te maken met uiteenlopende facilitaire processen. Van meldingen en bezoekersregistratie tot reserveringen en onderhoud: veel processen werden voorheen op verschillende manieren bijgehouden. Om meer structuur en overzicht te creëren, ging de scholengroep op zoek naar een centrale oplossing. Die vond zij in Facilitor.

Op zoek naar meer overzicht en uniformiteit

Toen Ward van Ham enkele jaren geleden begon voor de facilitaire organisatie van alle locaties binnen Parmant Scholen, groeide de behoefte aan overzicht en structuur. Hij had al ervaring met andere facilitaire systemen, maar tijdens een opleiding Facilitair Management hoorde hij enthousiaste verhalen over Facilitor. Eén systeem waarin (alle) facilitaire processen centraal beheerd konden worden. Dat wekte zijn interesse en vormde de aanleiding om zich verder te verdiepen.

“Wat mij direct aansprak was de gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast biedt het systeem veel mogelijkheden om processen naar eigen inzicht in te richten. Dat was precies waar wij naar op zoek waren,” zegt Ward.

Beginnen met de basis

De keuze voor Facilitor was onderdeel van een bredere ambitie om processen binnen de organisatie verder te professionaliseren en te digitaliseren. Parmant Scholen startte eind 2025 met een aantal kernprocessen binnen Facilitor. Meldingenbeheer vormde daarbij het uitgangspunt. Daarnaast werden bezoekersregistratie en ruimte-reserveringen ingericht.

Parmant Scholen koos bewust voor een gefaseerde aanpak.

Wij zijn gestart met de processen die voor ons direct de meeste waarde opleverden. Vervolgens zijn we stap voor stap gaan kijken welke onderdelen we nog meer konden centraliseren.

Die aanpak bleek succesvol. Inmiddels zijn ook reserveringen voor deelfietsen, bedrijfsbussen en elektrische fietsen toegevoegd. Daarnaast wordt gewerkt aan de inrichting van bestelprocessen en onderhoudsbeheer.

Draagvlak creëren binnen de organisatie

Zoals bij veel verandertrajecten vroeg de invoering van een nieuw systeem om gewenning binnen de organisatie. Toch verliep de adoptie volgens Van Ham positief. “Verandering wordt niet altijd direct omarmd. Maar zodra collega’s merken dat iets eenvoudiger werkt, ontstaat er vanzelf draagvlak. Inmiddels hoor ik regelmatig terug dat het systeem prettig werkt.”

Een belangrijk uitgangspunt was eenvoud. Medewerkers kunnen meldingen snel registreren zonder ingewikkelde stappen of uitgebreide invoervelden. Hierdoor wordt het systeem actief gebruikt en blijven processen overzichtelijk.

Steeds verder uitbreiden

Voor Parmant Scholen is Facilitor geen eindpunt, maar een platform dat meegroeit met de organisatie. Nieuwe wensen en processen worden continu beoordeeld en waar mogelijk toegevoegd.

Op dit moment wordt onder meer gekeken naar het digitaliseren van bestelprocessen en verdere integraties met andere systemen binnen de onderwijsorganisatie. Ook onderhoudsbeheer en aanvullende facilitaire processen staan op de agenda.

Wij zien Facilitor als een dynamisch systeem. We blijven kijken welke processen we kunnen verbeteren en centraliseren. Juist die flexibiliteit maakt het voor ons waardevol.

Eén centrale plek voor facilitaire processen

De ambitie van Parmant Scholen is helder: alle facilitaire processen zoveel mogelijk vanuit één centrale omgeving beheren. Daarmee ontstaat niet alleen meer overzicht, maar ook meer uniformiteit binnen de verschillende scholen.

Volgens Ward levert die centralisatie veel voordelen op. “Als je één systeem hebt waarin je processen samenbrengt, creëer je structuur. Je kunt efficiënter werken, informatie beter beheren en processen continu verbeteren.”

Advies aan andere onderwijsorganisaties

Voor onderwijsorganisaties die zich oriënteren op een facilitair managementsysteem heeft Ward een duidelijke boodschap. “Begin gewoon. Kies de processen die voor jouw organisatie het belangrijkst zijn en breid vervolgens stap voor stap uit. Juist doordat je het systeem kunt aanpassen aan je eigen werkwijze, groeit het mee met de organisatie.”

Begin gewoon. Kies de processen die voor jouw organisatie het belangrijkst zijn en breid vervolgens stap voor stap uit. Juist doordat je het systeem kunt aanpassen aan je eigen werkwijze, groeit het mee met de organisatie.