Nova College één jaar na implementatie met meer grip op processen

Na meer dan tien jaar met hetzelfde systeem te hebben gewerkt, besloot Nova College om het facilitair management- en inkoopproces opnieuw in te richten. Het doel: meer overzicht, minder versnippering en gebruiksvriendelijke ondersteuning voor de werkvloer. Een jaar na de succesvolle implementatie van Facilitor kijkt projectmanager Herman Schouten terug én vooruit.

De aanleiding: behoefte aan integratie en flexibiliteit

Nova College is een mbo-instelling met meerdere vestigingen in Noord-Holland. Op de grotere locaties is een eigen facilitaire dienst actief, kleinere vestigingen werken juist kleinschaliger. Die diversiteit maakte het belangrijk om te kiezen voor een systeem dat zowel schaalbaar als flexibel is.

“Het vorige systeem voldeed op onderdelen nog wel, maar we liepen tegen beperkingen aan in gebruik en overzicht,” vertelt Herman Schouten, projectmanager bij Nova College. “Daarnaast verliep veel communicatie buiten het systeem om, vooral via e-mail. Dat wilden we centraliseren en verbeteren.”

De keuze voor een gefaseerde aanpak

Tijdens de aanbesteding werd bewust gekozen voor een aanpak in twee kavels: facilitair management (FMIS) en Purchase to Pay (P2P). Dat bood de ruimte om per onderdeel gericht de juiste oplossing te selecteren. Facilitor kwam als beste partij uit de bus voor beide kavels, mede dankzij de integrale en toegankelijke oplossing.

De implementatie verliep gefaseerd. In de eerste fase zijn de basisfunctionaliteiten ingericht die ook in het vorige systeem aanwezig waren, waaronder meldingen, reserveringen en inkoopaanvragen. De livegang vond plaats op 1 oktober 2024. “Na de ingebruikname hebben we nog vijf weken gebruikt om alles te finetunen,” zegt Herman. “Daarna was het systeem volledig in gebruik op alle locaties.”

Samen blijven kijken naar verbeterkansen helpt ons om het systeem écht toekomstgericht te gebruiken.

De resultaten: meer grip, minder e-mail

Inmiddels werkt Nova College ruim een jaar met Facilitor. De voordelen zijn merkbaar in de dagelijkse praktijk: meldingen worden sneller opgevolgd, aanvragen zijn beter traceerbaar en het systeem wordt breed gedragen. “Vooral op de grotere campussen zie je dat medewerkers veel actiever met het systeem werken dan voorheen,” aldus Herman.

Een belangrijke vernieuwing is de Outlook-koppeling. “We kunnen nu ruimtes reserveren in Facilitor en dat wordt direct zichtbaar in onze agenda’s. Dat voorkomt dubbel werk.” Ook de inkoopaanvragen verlopen via gestandaardiseerde formulieren, wat zorgt voor minder vragen en snellere afhandeling. 

Doorontwikkeling: gebouwpaspoort en rapportages

Naast de functionaliteiten uit het vorige systeem heeft Nova College inmiddels ook diverse aanvullende functies ingericht. Zo is er een digitaal gebouwpaspoort ontwikkeld, waarin per locatie de belangrijkste informatie is vastgelegd. Projectleiders binnen de afdeling Huisvesting gebruiken specifieke formulieren om hun projecten per fase te volgen en goed te keuren. Deze uitbreidingen dragen bij aan het versterken van regie en inzicht, iets waar Nova College ook in de toekomst verder op wil inzetten.

Medewerkers werken meer in het systeem dan voorheen, het is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk.

Continu verbeteren vraagt om blijvend contact

Hoewel de initiële implementatie is afgerond, ziet Nova College het werken met Facilitor nadrukkelijk als een doorlopend proces. “We willen structureel blijven doorontwikkelen en daar hoort ook een vorm van periodiek contact bij,” zegt Herman. Door op vaste momenten samen te reflecteren op het gebruik en ontwikkelingen binnen het systeem, blijft er ruimte voor optimalisatie en vernieuwing. “Het systeem doet wat het moet doen, maar het zijn de mensen en processen eromheen die bepalen of je er het maximale uithaalt.”

Samenwerken aan blijvende verbetering

De eerste fase van de samenwerking tussen Nova College en Facilitor is succesvol afgesloten. Nu richt de organisatie zich op het verstevigen van de relatie om blijvend te kunnen inspelen op veranderende wensen. “We willen up-to-date blijven en daarin kunnen we elkaar versterken. Door onze wederzijdse betrokkenheid kunnen we ook in de toekomst blijven optimaliseren,” besluit Herman.