Hoe anders was dat in de jaren vóór Facilitor. Toen waren het beheer en de uitvoering in handen van externe partijen met een beheersysteem waar het museum zelf geen toegang toe had. Dat begon steeds meer te wringen. “Hoge kosten en gebrek aan inzicht zijn geen optie in dergelijke complexe processen,” vat Henri zijn bevindingen uit die tijd samen.
Facilitor was de enige met de MJOB volledig geïntegreerd in één FMIS-pakket
Roer om
Dat was voor het Kröller-Müller Museum het startsein om het roer zelf in handen te nemen. Henri actualiseerde een eerdere MJOB en selecteerde drie leveranciers om offerte uit te brengen voor een FMIS dat deze meerjarenbegroting goed kon faciliteren.
MJOB volledig geïntegreerd in FMIS
Dat was nog best een zoekplaatje. De ene partij deed de begroting in Excel en importeerde die vervolgens in het FMIS; de andere had aparte systemen voor begroting en uitvoering, maar geen integratie. “Facilitor was de enige met de MJOB volledig geïntegreerd in één FMIS-pakket: begroting, uitvoering en realisatie. Bovendien paste Facilitor als bedrijf bij ons: persoonlijk, toegankelijk en flexibel. Onze keuze was gemaakt; we konden aan de slag.”
Facilitor ingericht
In de periode die volgt, worden alle gebouwen, ruimtes en objecten in het Kröller-Müller – voorzien van QR-codes – in Facilitor gezet. Daarna volgt alle onderhoud. Het preventief onderhoud, inclusief keuringen en inspecties; het vervangingsonderhoud, zoals de geplande vervanging van alle bestaande verlichting naar ledarmaturen; en het correctief onderhoud: de storingen die zich voordoen. “Alle technische en ICT-meldingen worden geregistreerd en afgehandeld via Facilitor, vanaf de desktop op kantoor of via de QR-code en de mobiele app op elke andere plek in het museum. Dat loopt goed.”
Standaard, maar zeker niet star
Hoewel Facilitor een standaard SaaS-applicatie is, is het volgens Henri gelukkig geen one-size-fits-all. “De consultants denken duidelijk met je mee hoe je de standaard kunt laten passen bij jouw organisatie. Zo hebben wij met elkaar onze procesflow ‘begroting-uitvoering-realisatie’ geconfigureerd naar wat wij nodig hebben. In de begroting plannen we bijvoorbeeld vijf keer per jaar het onderhoud van alle luchtbehandelingskasten, maar de uitvoering daarvan willen we wel bundelen in verschillende opdrachten. De flow is nu zo voor ons ingericht dat we een integraal overzicht hebben, zowel voor de planning als per afzonderlijke opdracht.”
Het mooie van een webapplicatie is dat je ook externen toegang kunt geven
Nog meer voordelen
En zo ziet Henri nog wel meer voordelen. Zoals de indexering, een wezenlijk onderdeel van elke meerjarenbegroting. Die is in Facilitor standaard voorhanden met de simpele invoer van het geldende indexeringspercentage. Of de conditiemetingen, die een extern bureau heeft uitgevoerd en via de module MJOB-Conditiemeting rechtstreeks in Facilitor heeft verwerkt. “Dat is het mooie van een webapplicatie: je kunt ook externen toegang geven. We hebben al behoorlijk wat stappen gezet. Daar ben ik heel tevreden over.”
Volgende stap
“Nu deze basis staat, volgt de uitrol naar de rest van de organisatie. De reserveringen voor museumrondleidingen gaan al via Facilitor. Dat willen we op dezelfde manier opzetten voor evenementen en zaalreserveringen. Het uiteindelijke doel is dat medewerkers alle meldingen in Facilitor doen. Dat kan, als de uitvoerende afdelingen, zoals huishoudelijke dienst en schoonmaak, zijn geïnstrueerd en aangesloten op Facilitor. Dat vraagt gewenning en dus tijd. Maar uiteindelijk moet Facilitor het leidende systeem zijn voor onderhoud en ondersteunende processen. Hier doe je als medewerker meldingen en vind je altijd de laatste, actuele informatie.”
We hebben nu invloed en grip op de MJOB met één systeem dat altijd actueel is
Structuur en inzicht in MJOB
Hoewel er nog volop ontwikkeling is, ziet Henri dat Facilitor het museum al veel heeft opgeleverd aan structuur en inzicht. “We hebben nu één systeem dat altijd actueel is, waardoor we invloed en grip hebben op de MJOB en alles wat er binnen het museum gebeurt. Dat betekent ook nauwkeurig financieel inzicht en betere kostenbeheersing. Met één klik in Facilitor zie ik wat mijn begroting is. Eén single point of truth en geen mailverkeer meer: dat is de toekomst waar ik aan werk.”
Door: Monique van Deursen; Komm’A Communicatie, november 2023
Download de case
