Gemeente Wageningen werkt aan slimmer vastgoedbeheer

Van losse meldingen naar centrale regie

Job Harthoorn is sinds 2022 technisch vastgoedbeheerder bij Gemeente Wageningen. Samen met een technisch vastgoedbeheerder en 2 klantmanagers is hij verantwoordelijk voor het beheer van 44  gemeentelijke panden met een totale oppervlakte van  46.153 m². Hij schetst hoe het er vóór Facilitor aan toeging: “Een melding kwam binnen via WhatsApp, de mail of via het klantcontactcentrum. Er zat geen lijn in. We werkten met losse Excel-bestanden en informatie stond verspreid over verschillende systemen. Dat zorgde voor onnodige zoektochten en inefficiëntie.”

Tijdens een vakbeurs Facilitair en Gebouwenbeheer kwam Job in contact met Facilitor. “We zagen een systeem dat niet alleen meldingen kon registreren, maar ook ruimtebeheer, contracten en gebruikersinformatie kon samenbrengen. Voor ons was dat precies wat we zochten: één systeem voor alles rondom vastgoedbeheer.”

Alles op één plek: meldingen, huurders en gebouwinformatie

Inmiddels gebruikt de vastgoedafdeling Facilitor als dagelijks hulpmiddel. Meldingen worden centraal verwerkt, waardoor er altijd overzicht is, ook als collega’s afwezig zijn. Job: “Mijn collega kan nu precies zien wat er bij mijn portefeuille speelt, en ik bij die van hem. Dat werkt ontzettend prettig.”

Ook het ruimtebeheer is efficiënter geworden. “Voorheen hielden we de bezetting en huurdersinformatie bij in losse overzichten. Nu staat het per gebouw inzichtelijk in Facilitor: van vierkante meters tot energielabels en van ruimteverdeling tot leegstand. Dat helpt ons om tijdig te signaleren of we bijvoorbeeld een gebouw willen afstoten of juist actief gebruikers moeten gaan werven.”

Facilitor bracht voor ons de omslag van losse meldingen naar echte centrale regie over het vastgoed

Maandelijkse rapportages en meer grip op werkprocessen

Facilitor biedt niet alleen structuur, maar helpt ook om slimmer te sturen. Zo draait Job iedere maand een overzicht per leverancier. “Op die manier zien we direct welke opdrachten nog openstaan en kunnen we gericht opvolgen. Ook naar leveranciers toe geeft dat helderheid: zijn onderdelen in bestelling, is de klant niet bereikbaar of is de opdracht misschien al afgerond maar nog niet afgemeld?” Op dit moment werken wij voornamelijk op basis van vertrouwen, maar de markt is behoorlijk in beweging waardoor we meer op contractonderhoud moeten gaan sturen. Bij contractonderhoud zijn juist de SLA’s en KPi’s belangrijk om binnen de gestelde tijden de opdracht afgerond te krijgen. Facilitor help hier enorm bij.

Ook intern zorgt het systeem voor meer samenwerking en continuïteit. “Doordat we meldingen centraal vastleggen, zijn we minder afhankelijk van individuele personen. Alles is terug te vinden, inzichtelijk en overdraagbaar.”

Vooruitkijken: sleutelbeheer en tekeningen digitaal organiseren

Hoewel de gemeente al veel functionaliteit benut, zijn er duidelijke ambities voor de toekomst. Eén van die ambities is het digitaliseren van het sleutelbeheer. Job: “We hebben nu nog een kast vol sleutels, waarvan we van een groot deel niet precies weten waar ze bij horen. Soms moeten we meerdere sleutels opnieuw laten maken of complete sleutelplannen vervangen. omdat we niet inzichtelijk hebben waar de sleutels gebleven zijn.  Dat kost niet alleen geld, maar levert ook risico’s op.”

Op dit moment gebeurt de registratie handmatig door het invullen van een sleutelverklaring. De wens is om in de nabije toekomst gebruik te maken van de sleutelmodule in Facilitor. “Zodra onze basisdata op orde zijn, kunnen we precies gaan vastleggen wie welke sleutel heeft, wanneer die is uitgegeven en voor welk gebouw of ruimte die bedoeld is. Dat geeft ons veel meer grip.”

Datzelfde geldt voor het beheren van bouwtekeningen. “We hebben veel scans, maar zonder duidelijke structuur of naamgeving. Ook daar willen we naartoe werken: eerst zorgen dat de informatie goed geordend is en dan faciliteren met de juiste module binnen het systeem.”

Dankzij de maandelijkse rapportages kunnen we veel gerichter sturen en houden we grip op afspraken met leveranciers.

Groeien vanuit een stevige basis

Wat begon met de wens om beter om te gaan met meldingen, heeft inmiddels geleid tot een structurele verbetering van het vastgoedbeheer bij Gemeente Wageningen. De samenwerking met Facilitor maakt het werk overzichtelijker, doelgerichter én toekomstbestendig.

“De kracht van het systeem zit in de veelzijdigheid en de manier waarop je het naar eigen behoefte kunt inrichten,” besluit Job. “We hebben nu de basis goed staan en van daaruit kunnen we verder bouwen. Of het nu gaat om ruimtebeheer, huurdersinformatie of straks sleutelbeheer – Facilitor helpt ons om professioneel te blijven groeien.”