In de MJOB-console van het FMIS is de gehele registratie beschikbaar

Het begroten van het meerjarenonderhoud, waaronder vervangingsonderhoud, is een vooral boekhoudkundige, specialistische taak, waarbij er veel te kiezen valt. Voor welk kwaliteitsniveau kies je, hoeveel budget is er überhaupt beschikbaar, wat is de levensduur, hoelang ben je er zelf nog verantwoordelijk voor, wat is verplicht en waar valt er te kiezen. Het gaat vaak om grote bedragen, maar zoals bij elke begroting zijn er ook veel onzekerheden. Het opstellen van een gedetailleerde meerjarenbegroting voor 20 jaar of zelfs meer hoeft niet tot achter de komma, omdat je zeker weet dat de situatie zal gaan veranderen. Het is wel wenselijk om over een langere periode een beeld van de mogelijke kosten te hebben, zodat je budget kunt reserveren.

Inspectie en conditiemeting

Er zijn verschillende invalshoeken bij het maken van een meerjarenbegroting. Gebruikelijk is dat er een uitgebreide eenmalige inventarisatie wordt gedaan, en dat die inventarisatie gedetailleerd wordt vermenigvuldigd met kentallen zoals die uit de praktijk op NL-SfB-coderingsniveau per stuk, strekkende meter enz. zijn gedefinieerd. Zo krijg je een onderhoudsbegroting op bestekniveau, waarin heel precies is aangegeven welke onderhoudsactiviteiten er met welke intervallen plaats moeten vinden, en wat dat volgens de normprijzen kost. Tegen de tijd dat het geplande onderhoud nadert, wordt er vaak voor delen uit de begroting een inspectie of een conditiemeting (bv NEN2767 of BOEI) uitgevoerd om de status te checken en te kunnen overwegen om het geplande onderhoud eerder of later uit te voeren, of bijvoorbeeld te combineren met een project dat inmiddels ook op de planning staat. Vaak zijn er wel wat keuzen te maken, en wil je de begroting volgens bepaalde scenario’s kunnen bekijken: wat als we dit niet, of dat later doen? Vaak komen hier indrukwekkende spreadsheets om de hoek, met tienduizenden regels en heel veel cijfertjes en kopietjes.

Er kleven best wat nadelen aan deze “gangbare” werkwijze. Allereerst is die eenmalige inventarisatie vaak niet eenmalig. Het aantal mutaties is in de loop van de jaren best aanzienlijk, zodat men er toch regelmatig voor kiest om opnieuw een eenmalige inventarisatie te doen. We kennen verhalen van organisaties waarbij er zelfs 3 keer in een jaar door verschillende partijen eenzelfde inventarisatie is uitgevoerd, dat is voor een project soms de snelste route om er vaart in te houden, maar niet de voordeligste. Bovendien is de inventarisatie meestal veel te gedetailleerd voor het doel. Om de onderhoudspartij te instrueren wat de uit te voeren werkzaamheden zijn, het bestek, is het handig, maar in de praktijk niet echt noodzakelijk. De uitvoerende partijen hebben hun eigen expertise, methodes en innovaties, het is aannemelijk dat die de meegegeven detaillering niet zullen gebruiken. Een indicatieve inventarisatie op hoger niveau is meestal prima voldoende om een begroting te maken.

Onderhoudscyclus

Door gebruik te maken van de gegevens uit een operationele registratie, waarbij dus dezelfde geïnventariseerde gegevens ook daadwerkelijk in de operatie te gebruiken zijn voor correctief onderhoud, storingen, reparaties, vervangingen enz. vervalt de noodzaak van inventarisatie, en zijn de basisgegevens waarop de begroting gebaseerd wordt automatisch actueel. Een CV-installatie die als gevolg van schade vervangen is, begint automatisch aan een nieuwe onderhoudscyclus en komt daardoor elders in de begroting terecht. Conditiescores, die wellicht als onderdeel van werkzaamheden terloops bepaald kunnen worden, zijn direct zichtbaar in de begroting en kunnen daar direct meewegen in het prioriteringsspel. Storingen die zijn opgetreden, of misschien wel via sensoren zijn gedetecteerd, kunnen worden meegenomen in de overwegingen om een object eerder te vervangen. Uiteraard is de Facility Management Software oftewel FMIS van Facilitor zo’n operationeel systeem, en daarin is dat samenspel met de MJOB-module dus helemaal aanwezig.

MJOB-console

In de MJOB-console van Facilitor is de gehele registratie beschikbaar. Die kan worden gegroepeerd en getotaliseerd per geografie (locatie, wijk, regio, enz.) en per discipline (bouwkunde, elektrotechniek enz.). Elke toekomstige taak kan worden versleept of aangepast qua bijvoorbeeld de prijs, maar al die wijzigingen worden geregistreerd en gedocumenteerd, en kunnen ongedaan worden gemaakt. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd in deze console werken en in tegenstelling tot bij Excel kunnen er geen fouten gemaakt worden in de formules of berekeningen. Taken kennen een prioriteit, waardoor bijvoorbeeld klein onderhoud kan worden overgeslagen in de jaren dat er groot onderhoud gepland is. Objecten die aan het eind van hun levenscyclus zijn kunnen in de laatste periode worden uitgesloten van onderhoudstaken, en dat geldt ook voor gebouwen die afgestoten worden e.d. Met de additionele module MJOB Conditiemeting kunnen in het veld, met tablet of mobiel, gebreken worden geregistreerd waardoor de conditiescore wordt bepaald. Per element kan een beoogde conditie worden aangegeven, die vergeleken kan worden met de feitelijke gemeten conditiescore.

Begroting

De operationele integratie werkt ook de andere kant op. Werkzaamheden die in het eerstkomende begrotingsjaar -na goedkeuring van de begroting- moeten worden uitgevoerd, komen rechtstreeks als “te plannen” in de uit te voeren taken (meldingen) tevoorschijn, en kunnen op de gebruikelijke manier worden uitgezet naar de bekende partijen, dus, bijvoorbeeld via Mareon, naar de gecontracteerde aannemer voor bepaalde locaties, of na een offertetraject bij meerdere partijen, of naar de eigen dienst. Opdrachten kunnen gecombineerd worden met andere werkzaamheden, en gedurende het gehele begrotingsjaar is zichtbaar in hoeverre de begrote werkzaamheden al zijn uitgevoerd en hoe dat zich financieel verhoudt met de begroting. Taken die voltooid zijn, zijn zodanig ook in de uitvoeringsconsole zichtbaar en gaan verder met hun onderhoudscyclus, werkzaamheden die niet zijn uitgevoerd blijven in basis in de begroting staan en zullen daarmee voor het volgende jaar weer in de begroting terugkomen.

Voor de begroting van het volgende jaar begint het riedeltje weer opnieuw, en als het allemaal keurig volgens de procedures is verlopen, is dat een kwestie van kijken en schuiven. Je stapt niet zomaar in 1 keer over van de traditionele situatie naar deze situatie, maar hoe eerder je er mee begint, des te eerder is die situatie bereikt.