Consultant aan het woord

Best practice

“Hoe doen andere organisaties dit?” Bij bijna alle implementaties wordt deze vraag gesteld op een bepaald onderdeel. Sommige klantorganisaties lijken qua primaire bedrijfsactiviteit veel op een ander. Dat neemt niet weg dat de behoefte van die organisaties ten aanzien van een FMIS toch behoorlijk anders kan zijn en kan leiden tot andere inrichtingskeuzen. Facilitor is gelukkig heel flexibel in te richten, dat maakt het echter niet altijd makkelijk om de juiste keuze te maken hoe Facilitor in te richten.

De vraag wat de ‘best practice’ is bij een implementatie van Facilitor heeft volgens mij juist niet met inrichtingsvariabelen te maken, maar met de randvoorwaarden rondom de projectorganisatie en aanpak. Dus vooral ‘hoe’ in plaats van ‘wat’.

Nu kunnen medewerkers en vrijwilligers bij KNGF, voor zichzelf en hun viervoeter een werkplek en hondenmand reserveren

KNGF Geleidehonden

Eind 2022 startte ik de implementatie van Facilitor bij KNGF Geleidehonden. KNGF had op voorhand nagedacht over die randvoorwaarden. Het was vanaf het begin duidelijk dat KNGF de implementatie zoveel mogelijk zelf wilde doen en de implementatie in een korte periode wilde doen. Er was een interne projectleider aangesteld die de regie had bij KNGF. Tijdens het gehele project was de betrokkenheid en participatie goed aanwezig. Dit leidde wat mij betreft tot een implementatie uit het boekje. Dat had niets te maken met het vooraf uitstippelen hoe Facilitor eruit zou komen te zien, ik had bijvoorbeeld vooraf nooit gedacht aan het reserveerbaar maken van hondenmanden. Nu kunnen medewerkers en vrijwilligers bij KNGF, voor zichzelf en hun viervoeter een werkplek en hondenmand reserveren. Dat is nodig, want sommige honden gaan niet goed samen in dezelfde ruimte. Dit kwam in de implementatie ter sprake en toen is daarvoor een oplossing gevonden.

Betrokkenheid, samenwerking en zelfredzaamheid

Een prettige samenwerking tussen KNGF en Facilitor

De betrokkenheid van de KNGF medewerkers in het project was vanaf het begin goed. Het maakte het project meteen ook echt leuk om samen te doen, met de nadruk op samen. Door die proactieve houding is de Facilitor implementatie ook goed uitgerold binnen de KNGF organisatie. Dat kan een Facilitor consultant in zijn eentje nooit op die manier bereiken. Het zorgt ook meteen voor borging van de kennis over Facilitor en een goede acceptatie van het nieuwe FMIS binnen de organisatie. Veelvuldig contact en duidelijke communicatie droegen daar zeker aan bij.

Toen de inrichting klaar was en de trainingen gedaan werden, kwam er een vraag over een aanpassing. KNGF was aan de slag was gegaan met aanpassing van inrichting en menu-items. Maar het werkte nog niet helemaal zoals gewenst. Het viel me meteen op dat dit niet de inrichting was die ik had achtergelaten.

Dit geeft mij juist een gerust gevoel! Zelf proberen en contact opnemen als het niet lukt, om te vragen wat er wel mogelijk is. Als een klant zo zelfredzaam is vanaf het begin en dit blijft, verwacht ik dat die nog lang een tevreden klant zal blijven!