Branche: Zorg | Leestijd: 3 min.
Toen duidelijk werd dat de bestaande reserveringsfunctionaliteit zou verdwijnen, ontstond bij ZGT (Ziekenhuisgroep Twente) de noodzaak om tijdig een alternatief te vinden. De keuze viel op Facilitor, waarmee het ziekenhuis niet alleen de continuïteit van reserveringen veiligstelde, maar ook direct stappen zette richting een toekomstbestendige digitale intake. De samenwerking met Facilitor verliep in hoog tempo en met een helder doel: binnen 6 weken live!
ZGT Hengelo
Binnen ZGT, met circa 4.000 medewerkers, bleek dat na het verdwijnen van het Facilitair Meldpunt enige jaren geleden, aanvragen voor facilitaire diensten weer steeds vaker via informele kanalen verliepen. “Er ontstonden allerlei loketten en directe lijnen naar coördinatoren. Dat zorgt voor versnippering en is niet efficiënt,” vertelt Aletta Koster, accountmanager Facilitair Bedrijf bij ZGT.
Voor een centrale digitale intake onderzoekt ZGT eerst de bestaande oplossingen binnen de eigen IT-infrastructuur en de aanwezige applicaties. Een demonstratie van het huidige FMIS (Facilitair Management Informatiesysteem) brengt onverwacht nieuws: die reserveringsmodule gaat verdwijnen. In combinatie met een geplande overgang naar een nieuwe technische omgeving per 1 september 2025 betekent dat: actie!
Facilitor kwam op het vizier mede dankzij Elien Koster, projectleider bij ZGT en bekend met de oplossing. “Ik riep al jaren dat Facilitor precies biedt wat we zoeken,” aldus Elien.
Na een interne analyse koos ZGT ervoor om gefaseerd te starten: eerst de reserveringsmodule, gevolgd door een oplossing voor de digitale intake in een volgende fase. De korte tijdslijn vroeg om een slagvaardige aanpak. Aletta: “We moesten keuzes maken: wat pakken we nu op, en wat volgt later? Dat vroeg om duidelijke prioriteiten en heldere communicatie.”
Ik riep al jaren dat Facilitor precies biedt wat we zoeken
Door de livegang midden in de zomervakantie goed voor te bereiden en grootgebruikers vroegtijdig te betrekken, verliep de overgang verrassend soepel. “Voor de reserveringen van de PACS-ruimtes hebben we de terugkerende reserveringen vooraf vanuit de werkgroep gefaciliteerd,” vertelt Elien. “Zo hielden we grip op de planning en konden we deze gebruikers direct een werkbare oplossing bieden.”
Na een periode van trainen, testen en duidelijke richtlijnen kon de bredere groep gebruikers vanaf 1 september aan de slag. “De reactie was vaak: ‘Zelfs ik kan hiermee een reservering maken’,” lacht Aletta. “De gebruiksvriendelijkheid heeft écht het verschil gemaakt.”
Door vroegtijdig eigenaarschap, een betrokken en ervaren werkgroep met de vereiste deskundigheid en nauwe afstemming met de consultant van Facilitor werd de deadline gehaald – mét migratie van bestaande reserveringen en implementatie van het nieuwe proces.
Matthijs Koetsier (Facilitor): “ZGT is één van de snelst verlopen trajecten die ik heb meegemaakt. Het eigenaarschap aan beide zijden maakte het verschil.”
De positieve ervaring wordt nu gedeeld met andere ziekenhuizen. Elien: “We krijgen bezoek van collega-instellingen die benieuwd zijn hoe wij dit hebben ingericht.”
De reactie was vaak: ‘Zelfs ik kan hiermee een reservering maken
ZGT Almelo
Binnenkort worden in ZGT de voorbereidingen van fase twee opgestart: het integreren van facilitaire meldingen binnen Facilitor. Aletta: “Voor de eindgebruiker moet het eenvoudig zijn om een melding te kunnen maken die vervolgens “aan de achterkant” in het juiste bakje of systeem terecht komt van bijvoorbeeld de afdeling reiniging, vastgoed of logistiek.”
Ook het reserveren van personeelsmaaltijden staat op de planning. “Door slim gebruik te maken van wat Facilitor al biedt, voorkomen we dat we aanvullende systemen hoeven aan te schaffen,” aldus Elien.
Wat de samenwerking tussen ZGT en Facilitor kenmerkt, is de combinatie van vertrouwen, korte lijnen en daadkracht. “Je kunt maar één keer een goede eerste indruk maken,” zegt Aletta. “En dat is gelukt, mede dankzij de ondersteuning van de consultant én onze interne werkgroep.”
Ziekenhuizen die op zoek zijn naar een alternatief voor een wegvallende reserveringsmodule, vinden in Facilitor een oplossing die aansluit op hun praktijk.
Deel dit artikel
