Facilitor Serviceplan
Samen vooruitkijken
Geen organisatie staat stil. Processen veranderen, collega’s krijgen andere rollen en ook de manier waarop Facilitor wordt gebruikt verandert mee.
Wat bij de implementatie goed aansloot, hoeft na verloop van tijd niet automatisch nog de beste inrichting te zijn. Tegelijkertijd ontwikkelt Facilitor door en is het niet altijd eenvoudig om zelf bij te houden welke mogelijkheden voor jouw organisatie relevant zijn.
Daarom organiseren we onze ondersteuning vanaf 2027 structureler en proactiever met het Facilitor Serviceplan.
We kijken proactief hoe Facilitor wordt gebruikt, wat er binnen jouw organisatie verandert en waar wij mogelijkheden zien om processen, gebruik of inrichting verder te verbeteren. Niet het Serviceplan staat daarbij centraal, maar wat jullie met Facilitor willen bereiken.
Waar kijken we samen naar?
Iedere organisatie gebruikt Facilitor anders. Daarom begint onze begeleiding bij jullie situatie. We kijken niet alleen naar de vragen die je zelf bij ons neerlegt. Vanuit onze kennis van Facilitor en jullie organisatie brengen we ook actief onderwerpen in. Bijvoorbeeld:
- sluit Facilitor nog goed aan op hoe jullie vandaag werken?
- zien we processen die slimmer of eenvoudiger kunnen?
- welke mogelijkheden binnen Facilitor kunnen voor jullie relevant zijn?
- wat betekenen nieuwe ontwikkelingen concreet voor jullie organisatie?
- welke verbeteringen verdienen de komende periode aandacht?
Van jaarlijks advies naar structurele samenwerking
Niet iedere organisatie heeft dezelfde behoefte aan begeleiding. Daarom verschillen de Serviceplannen in hoe we meekijken, adviseren en verbeteringen gedurende het jaar opvolgen.
Bij Serviceplan A ligt de nadruk op jaarlijks meekijken en adviseren. Daarna bepalen jullie zelf wat je wilt oppakken en in welk tempo.
Vanaf Serviceplan B ontstaat continuïteit in de begeleiding. We brengen actief onderwerpen in, bepalen samen prioriteiten, vertalen nieuwe ontwikkelingen binnen Facilitor naar jullie situatie en plannen de consultancy-inzet vooruit.
Serviceplan C en D bouwen daarop voort met extra mogelijkheden om gedurende het jaar te optimaliseren. Vanaf C hoort daar ook de APK bij: een periodieke kritische blik op de bestaande inrichting en waar vereenvoudiging of opschoning mogelijk is.
| Onderdeel | A | B | C | D |
|---|---|---|---|---|
| Jaarlijkse meeloopdag | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Releasebegeleiding | ✓ | ✓ | ✓ | |
| APK | ✓ | ✓ | ||
| Consultancy as a Service | 2 dagen | 4 dagen | 12 dagen |
Binnen ieder Serviceplan blijft je huidige Facilitor-consultant betrokken. Kies je niet voor een Serviceplan, dan blijft consultancy uiteraard mogelijk, maar is de ingang via Support en wordt deze ingepland op basis van beschikbaarheid.
Grotere projecten vragen om een eigen planning en inzet en worden, in samenhang met het Serviceplan, apart afgestemd en opgepakt.
Releasebegeleiding
Van ‘wat is er nieuw?’ naar ‘wat betekent dit voor jullie?’
Facilitor ontwikkelt continu door. Releasenotes en webinars laten zien wat er verandert en met releasebegeleiding maken we de vertaalslag naar jullie organisatie. We kijken welke nieuwe mogelijkheden relevant kunnen zijn, wat deze betekenen voor jullie en hoe je ze het beste in de praktijk kunt gebruiken. Daarmee draait een nieuwe release niet alleen om weten wat er nieuw is, maar vooral om bepalen waar je er daadwerkelijk iets aan hebt.
Meeloopdag
Jaarlijks kijken naar de dagelijkse praktijk
Tijdens de meeloopdag kijken we mee op de werkvloer met medewerkers die dagelijks met Facilitor werken. We kijken waar handelingen eenvoudiger kunnen en mogelijkheden binnen Facilitor beter benut kunnen worden.
De bevindingen leggen we vast in een adviesrapport met aandachtspunten en mogelijke verbeteringen. Daarna bepalen jullie zelf welke onderwerpen vervolg krijgen en in welk tempo.
Consultancy as a Service
Continuïteit in begeleiding en verbetering
Met Consultancy as a Service werken we gedurende het jaar structureel samen aan de onderwerpen die voor jullie belangrijk zijn. We brengen zelf aandachtspunten en mogelijkheden in, bepalen samen wat prioriteit krijgt en vertalen dit naar concrete acties en geplande consultancy-inzet. Tijdens het jaar volgen we de voortgang en sturen we bij wanneer prioriteiten veranderen.
Daarmee ontstaat een doorgaande lijn waarin verbeteringen niet alleen worden gesignaleerd en besproken, maar ook daadwerkelijk worden opgepakt en verder gebracht.
APK
Periodiek kritisch kijken naar gebruik en inrichting
Een Facilitor-omgeving verandert mee met de organisatie. Rapportages worden toegevoegd, autorisaties wijzigen en processen ontwikkelen zich. Met de APK kijken we kritisch naar de bestaande inrichting. We signaleren wat eenvoudiger kan, welke onderdelen eventueel kunnen worden opgeschoond en waar Facilitor beter kan aansluiten op hoe jullie vandaag werken. Het doel is een omgeving die overzichtelijk en beheersbaar blijft en past bij de huidige organisatie.
Veelgestelde vragen
Wat verandert er vanaf 2027?
Vanaf 2027 wordt het Serviceplan onze standaard voor structurele en proactieve begeleiding rond Facilitor. De ondersteuning bij dagelijkse vragen blijft zoals je die van ons kent. Zonder Serviceplan verloopt de ingang voor ondersteuning via Support en wordt Consultancy ingepland bij een consultant die op dat moment beschikbaar is.
Waarom kiezen we voor deze manier van werken?
Een organisatie verandert voortdurend. Processen worden aangepast, rollen veranderen en ook Facilitor ontwikkelt door. Daardoor kan een inrichting die eerder goed aansloot na verloop van tijd minder goed passen. Tegelijkertijd is het niet altijd eenvoudig om zelf alle nieuwe mogelijkheden binnen Facilitor bij te houden.
Met het Serviceplan willen we daar eerder bij zijn. We wachten niet alleen tot een vraag ontstaat, maar kijken ook zelf mee, signaleren mogelijkheden en helpen bepalen welke verbeteringen relevant zijn.
Blijven mijn huidige SLA-afspraken hetzelfde?
Ja. Je bestaande SLA-afspraken blijven ongewijzigd. Het Serviceplan verandert deze afspraken niet. Het gaat over de manier waarop we structurele en proactieve optimalisaties en consultancy organiseren.
Wat is het verschil tussen A, B, C en D?
Serviceplan A richt zich op jaarlijks meekijken en adviseren. We kijken mee in de dagelijkse praktijk en vertalen de bevindingen naar een adviesrapport. Daarna bepalen jullie zelf wat je wilt oppakken en in welk tempo.
Vanaf Serviceplan B ontstaat continuïteit in de begeleiding. We brengen actief onderwerpen in, bepalen samen prioriteiten, vertalen nieuwe ontwikkelingen binnen Facilitor naar jullie situatie en plannen de consultancy-inzet vooruit.
Serviceplan C voegt daar de APK aan toe: een periodieke kritische blik op de bestaande inrichting en waar vereenvoudiging of opschoning mogelijk is.
Serviceplan D biedt dezelfde structurele werkwijze als C, met meer ruimte voor consultancy-inzet gedurende het jaar.
Blijf ik samenwerken met mijn huidige consultant?
Binnen ieder Serviceplan blijft je Facilitor-consultant betrokken. Bij Serviceplan A ligt de nadruk op de jaarlijkse meeloopdag, het advies en eventuele vervolgstappen. Vanaf Serviceplan B ontstaat gedurende het jaar een structurele samenwerking waarin de consultant samenhang en voortgang bewaakt.
Kies je niet voor een Serviceplan dan blijft consultancy mogelijk, maar verlopen vragen via Support. Wanneer consultancy nodig is wordt deze vervolgens ingepland op basis van beschikbaarheid. Het is dan niet vanzelfsprekend dat de consultant die de implementatie heeft verzorgd betrokken is.
Kan ik zonder Serviceplan nog consultancy aanvragen?
Ja. Zonder Serviceplan verloopt de aanvraag via Support. Als consultancy nodig is, wordt een consultant ingepland die op dat moment beschikbaar is.
Wat is het verschil met losse consultancy?
Losse consultancy begint meestal bij een concrete vraag of een specifiek probleem dat je zelf bij ons neerlegt.
Met het Serviceplan kijken we proactief mee naar de dagelijkse praktijk, ook als er nog geen concrete vraag ligt. Zo ontstaat een continue samenwerking waarbij wij signaleren, samen prioriteiten bepalen en verbeteringen opvolgen.
Hoe bepalen we waarvoor de consultancydagen worden gebruikt?
Dat bepalen we samen, op basis van wat er binnen jouw organisatie speelt en welke onderwerpen prioriteit hebben. De consultancy inzet binnen Serviceplan B, C en D zijn bedoeld voor structurele begeleiding en optimalisaties gedurende het jaar.
Grotere projecten vragen om een eigen planning en inzet en worden daarom naast het Serviceplan opgepakt. Zo blijft er samenhang tussen de structurele begeleiding en eventuele projecten.
Wat gebeurt er als gedurende het jaar andere prioriteiten ontstaan?
Dan sturen we bij. Een Serviceplan is geen vaststaand lijstje dat aan het begin van het jaar wordt bepaald en daarna niet meer mag veranderen. We beoordelen continu wat er speelt en of de prioriteiten nog aansluiten.
Moet ik zelf bepalen welk Serviceplan bij ons past?
Dat mag. Het gesprek begint niet bij plan A, B, C of D, maar bij jouw organisatie. We kijken samen naar hoe Facilitor nu wordt gebruikt, wat er binnen jullie organisatie speelt, welke ontwikkelingen eraan komen en hoeveel ondersteuning daarbij gewenst is. Op basis daarvan bepalen we samen welk Serviceplan het beste aansluit.
Welk Serviceplan past bij jouw organisatie?